新建本科院校资产管理信息化探析

      ———————以HG学院为例

摘要：运用信息技术进行资产管理 能有效提高资产管理的效率，但因历史条件限制及体制机制等原因，新建本科院校资产管理仍面临诸多问题，传统的资产管理方式很难适应高等教育发展要求，原来的资产管理手段已严重滞后于新时代资产管理的要求。本文针对一些普遍问题进行了分析，重点以HG学院资产信息化管理为例进行了探析，并对推进资产管理信息化水平提出了粗浅的认识和合理化的建议。

关键词：新建本科院校；资产管理；信息化；探析

随着我国高等教育的快速发展，高校办学自主权的落实、办学规模的扩张、专业结构的调整和学科群的不断涌现，以及后勤社会化改革，科技产业的兴起壮大，资金来源渠道的多样化等，国家对教育事业不仅加大了政策上的支持，也加大了资金上的扶持。高校通过校友捐赠、科研项目、校企合作、创新创业、资产出租、对外投资等途径获得了可观的收入，以构建方式形成了大量资产。原始的管理方式，对监管高校大量且多元化的资产已经力不从心，而运用现代化的管理方式，提升资产管理质量，是当前高校资产管理的主要任务。

以湖北省为例，自省属本科院校从二级预算单位变为一级预算单位，上级对资产管理的要求越来越高，绩效评价越来越具体，资产配置预算刚性越来越强，项目经费使用越来越严格等等。与此相对应，新建本科院校内部管理还没有跟上外部的变化，政府行为、校务公开和高校的社会竞争压力，势必对高校的内部资产管理提出了新的更高的要求，资产的合理预算、经费渠道、配置论证、采购验收、使用与调剂、绩效评价、管理制度等诸多方面，面临系列改变。为建立与国家治理体系和治理能力现代化相适应的资产管理体系，规范和加强国有资产监督管理，维护国有资产的安全和完整，合理配置和有效利用国有资产，湖北省于2015年4月率先出台《湖北省行政事业单位国有资产监督管理条例》，作为我省国有资产管理的纲领性文件，标志着我省行政事业单位国有资产监督管理迈上新台阶，也为相关管理制度的出台奠定了基础。特别是2014年国有资产产权登记以及2016年资产清查工作，对新建本科院校资产管理工作产生了极大的推动作用，各高校越来越重视资产管理工作，国有资产意识越来愈强。资产信息化作为资产管理工作的主要抓手，也被提上了议事日程。

根据教育部统计公报数据显示，2012年，全国普通高校教学科研仪器设备总值为2935.29亿元，到2017年增长到4995.29亿元，年均增长约14.03%。资产总量不断增加，资产类型多样化，原来的资产管理手段严重滞后于现代信息化管理的要求。目前，新建本科院校虽采用了相应的资产管理软件进行日常管理，但由于缺乏专职的、资质合格的管理人员和专业技术人员，加之软件功能不尽完善，系统架构和运行模式、运行环境不尽相同，资产管理工作仍停留在登记固定资产卡片、基础数据统计阶段，离适时动态统计各类资产的使用状况还有一定差距，很难实现资产管理与财务管理等的实时对接。所以资产管理工作还处在半自动化管理阶段，资产信息化管理水平有待提高。

一、高校资产信息化管理的必要性

资产管理信息化就是运用资产管理信息系统建立起所有资产的数据库，实现资产的电子化、数字化、网络化管理和调度利用的快速运转。资产管理信息系统的建立和运用，是实现资产管理动态化、预算编制精细化资产调配科学化的重要举措，是编制年度新增资产配置预算的重要支撑。

1．资产管理信息化能提高工作效率

资产管理信息系统的建立和运用，能够对海量数据进行整理和分析，使统计的数据更加具有准确性和高效性，能够实现数据动态管理、实时查询和综合分析，利用条形码技术实现对实物资产的实时盘点，规范资产管理业务流程，开展资产管理事项网上审批等功能，有利于提高工作效率、降低管理成本、实现资产管理和预算管理的有机结合，对于提高高校资产管理效率上有重要的作用。

2．资产管理信息化能实现资源共享

信息化管理的应用中，可以建立健全高校信息化管理系统，高校资产管理部门能够进行信息的共享和应用，方便管理人员及时获取相关资产的信息，最快速度了解资产的应用状况和购置情况。通过信息化的管理，能进一步了解学校资产的存量状况和使用情况，为科学编制资产配置预算提供决策依据，从而最大限度的减少资产重复购置，节省成本。

3．信息化能提高资产管理水平

随着高校的不断发展及规模的扩大，高校的资产也在不断的变化。资产管理的信息化、清晰化、有序化，是加强资产的有效管理的重要方式；是确保节约资源，提高资产利用效率，实现资产利用效益最大化，实现资产保值增值的有效保障。另外，信息化技术还可以实现对不同类型的资产进行系统化的方式进行管理，对于强化部门之间的联系，加强部门联动机制，提高管理效率有重要的作用。信息化的管理方式也提高了资产的应用价值。

二、高校资产信息化管理存在的主要问题

1．管理人员缺乏专业的职业素质，资产利用效率低

当前，多数高校尽管对固定资产进行了信息化管理，并搭建了较为完善的固定资产数据库。但一方面由于相关的管理人员信息化意识及个人职业技能方面存在不足，以及人员配置不合理，导致数据库沦为“形式化”内容，另一方面只管不控，使得信息化平台在实际应用中产生的作用与设计和初衷相违背。另外，高校在教学科研设备的采购方面往往存在重复采购的现象，一些原本没有问题的设备被闲置，不仅影响到设备的使用效率，还会影响到其他必备教学科研设备的购进，而重复购买仅仅是因为学院或部门使用更方便。产生这一问题的原因往往是由于资产管理部门没有对资产分配以及使用有效性进行统筹考虑，存在很大的不合理性，最终结果是导致资产使用效率大幅降低。

2．部门的联动性、信息共享性与一致性有待提高

尽管高校相关职能部门的资产管理基本采用了网络化管理，但各单位管理系统只重点关注本部门所管理的资产工作需求，与其他相关部门管理系统还未完全实现对接（比如与财务系统的无缝对接），资产数据无法共享，跟不上当前资产管理工作的需要，各部门岗位职责有交叉，管理技术手段不完全一致，易形成固定资产的核算与管理脱节、价值量核算与实物管理部同步的局面，难以有效的对学校各类国有资产进行统一监管，各资产管理部门的联动性与实时性有待增强。

3. 缺乏有效的内部控制机制，奖惩机制流于形式

资产管理经济责任不明确，问责机制不健全；资产内部控制意识不强，重投入，轻管理；固定资产管理存在缺乏有效的预算控制，验收制度执行不力，日常管理控制不严、闲置资产缺乏调剂、资产处置不及时、处置程序不够规范；缺乏必要的风险意识，未建立风险预警和风险防范机制，未设立专门的风险管理机构，仅依靠财务部门加强会计监督和内部会计控制。

另一方面，资产管理中也缺乏一定的奖惩机制，因资产使用效益考评机制不健全，难以设置科学合理的评价指标和体系，也很难通过信息化手段掌握资产的使用效益等，对资产管理工作年终考评流于形式，特别是，高校在设置目标管理考核指标时，对资产管理部分设置的权重及分值较低，难以最大程度调动资产管理人员的积极性。而资产损坏、丢失追责机制也不健全，很难把握合适的惩罚尺度，对于出现人为或非人为因素的资产损失，或不了了之，或象征性进行经济赔偿，很难起到一定的震慑效应。

三、HG学院资产信息化管理概况

    HG学院作为一所新建地方本科院校，坚持实施“质量立校、人才强校、特色兴校”发展战略，积极推进“一主两翼多层次开放办学”，是国家“十三五”产教融合发展工程（应用型本科高校）重点建设高校、“互联网+中国制造2025”产教融合促进计划试点院校。学校“十三五”规划明确提出“培养具有社会责任感、创新精神和实践能力的应用型高级专门人才，努力把学校建设成为一所具有地方特色、国际视野、人文情怀、责任担当的应用型本科高校”，这些对学校综合条件保障能力提出了更新、更高的要求，因此，资产作为高校开展教学、科研和人才培养的坚实后盾和物质基础，是考核高校办学条件和办学能力的重要指标，进一步加强学校资产管理，提高资产管理信息化水平迫在眉睫。

1．HG学院国有资产管理基本情况

根据学校资产决算报表最新数据，截止2017年12月31日，学校国有资产总额近13.52亿元。其中流动资产0.93亿元，固定资产10.11亿元，无形资产（含土地使用权）1.35亿元，在建工程0.91亿元，对外投资0.22亿元。（上述数据均四舍五入保留两位小数，见表一）。可以看出，固定资产约占国有资产总额的74.78%，是学校国有资产的主要组成部分。

图1 国有资产分类统计图

另一方面，固定资产的种类全品目多，规模日益增大，卡片数量多，时间跨度长，资产构成复杂。从种类看，包含了房屋构筑物、通用设备、专用设备、车辆、家具用具、图书档案、陈列品等。从资产卡片数量来看，固定资产卡片条目近44384个（当然，其中包含了年代久远、需要报废处置的一些资产数据）。按购置日期统计，有近20年的时间跨度。资产结构也比较复杂，家具用具单价较低（按资产管理相关规定，单价几十元，批量达到一定价值的也作固定资产管理），而单台40万元以上大型科研仪器达到30多台套（如生物质资源转化利用湖北省协同创新中心购买的场发射透射电子显微镜单价为599万元）。

多年来，学校院系、部门多次调整，人员变动较大，教学、实验用房经过多次搬迁，导致资产（仪器设备）的异动频繁。特别是2011年学校成功更名后，更加注重向应用型转型，加大了对教学科研仪器的投入力度，据初步统计，仅2013至2016年间。学校新增教学科研仪器设备近一个亿。如下表（近四年教学科研仪器设备统计表）。

表1 HG学院近四年教学科研仪器设备统计表

如何管理好学校庞大的资产信息，如何准确地摸清学校家底，提高资产配置的科学性，如何盘活存量资产，提高现有资产的使用效益，是摆在高校领导及资产管理部门的一个难题。

2．学校资产管理的主要做法及成效

学校资产管理实行“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的管理体制，同时接受上级部门监管。遵循资产管理与预算管理相结合、资产管理与财务管理相结合、实物管理与价值管理相结合、资产管理与绩效管理相结合的原则，对学校资产实行归口分类管理，逐步实现资产管理规范化、科学化、标准化、信息化。

学校重视资产管理制度建设，保证资产管理工作规范有序。制定出台了《HG学院国有资产管理办法》、《HG学院采购管理办法》、《HG学院资产出租、出借管理暂行办法》。制定了《HG学院通用办公设备及家具管理办法》、《HG学院公用房管理办法》、《HG学院教职员工住房实施细则》等。正在抓紧修订大型仪器、资产维修、对外投资及资产处置管理办法。进一步规范资产管理业务流程，制定了资产配置、资产采购、资产验收登记、资产出租出借、资产调拨、资产处置等业务工作流程，为资产管理精细化、标准化打基础。

在次基础之上，进一步梳理部门业务工作范围，提炼部门工作目标和工作思路。工作目标：强化学校资产管理、合理调配办学资源、科学装备工程特色、服务教育教学中心任务。工作思路：一个中心，服务教学中心。两项职能，突出服务和管理。三个对接：与内部分级分类归口对接；与学校“十三五”规划、年度计划对接；与上级管理系统对接。四个重视：重视制度建设；重视需求，改善条件；重视资产安全和绩效；重视学习交流。 近几年，学校资产管理工作注重基础，苦练内功，加强学习，狠抓落实，取得了一些成效。如体制机制进一步健全，

管理制度进一步完善；资产采购进一步规范，采购效率得到提高；管理重心进一步下移，积极开展教学资源调查，严格资产验收环节，掌握大型仪器的使用效益等。

3、学校资产管理信息化进程

2013年之前，HG学院一直使用单机版资产管理系统，资产部门统一信息门户、统一身份认证、统一管理学校各类资产信息，资产使用部门（归口部门）无法适时了解资产的详细信息，资产部门也很难了解存量资产的使用状况和异动情况，相互之间形成信息孤岛，不利于全校资产的统一调配、资源共享。

2013年6月，学校经过多次考察，调研，参考兄弟院校的成功经验，招标采购了网络版资产管理系统，该系统实现了资产网络化管理及条码管理。资产使用单位可及时录入、查询、统计本单位资产信息，及时了解本单位资产使用状况，为实现资产账实相符和合理调配打下了基础。目前，学校正积极推进资产管理与财务管理系统的对接，在资产与财务系统之间增加一个财务审核模块，财务人员可以及时核对资产部门提交的信息，实现实时对账，保证资产信息与财务信息协调一致。

4.学校资产信息化管理面临的主要问题

经笔者调查了解，虽然，目前多数高校通过引入网络化的管理系统，初步实现了资产信息的动态管理，但是，与省财政厅“行政事业单位资产管理系统”难以有效对接，这也是目前高校资产管理存在的普遍现象。主要体现在：一是两套系统资产分类标准不统一，数据不能适时共享共用；二是“行政高校资产管理系统”是基于财政内网的模式，两套系统不能在同一环境运行；三是数据字段和格式不一致，数据不能互相导入导出。

上述问题直接导致了资产管理效率低下，例如数据在两套系统重复录入，且两套数据不能交互使用，无形中增加了资产管理人员的工作量，再者，数据在相互导入导出过程中也容易产生信息失真等。然而，就笔者了解的情况，类似情况在省属高校中普遍存在。以湖北省为例，目前学校自有资产管理系统主要有以下几个版本：北京普诺迪公司（北京化工大学）研究开发的“高等学校资产综合信息管理平台”；武汉洛比科技有限公司研究开发的“高校资产管理系统SBK2000”、济南国子数码科技有限公司研究开发的“高等学校资产管理数字化平台”、以及武汉曲飞科技有限公司研究开发的“资产综合网络管理系统”等，这几套管理系统各有利弊、各有侧重，很难完全满足各高校的资产管理实际和个性化需要，急需财政部门或主管部门进行资源整合，进一步提高我省资产管理信息化水平。

四、推进HG学院资产信息化水平的措施

1．提升资产管理意识，加强职业培训

可以通过系列培训的方式，对相关的管理人员进行定期的培训活动，使管理人员能够认识到资产管理的重要性，进行信息化管理的必要性。建立奖惩制度，在资产管理中有明显成绩的人员要重点进行奖励。对于流于形式，没有切实运用信息化管理方式进行管理的人员，通过相关的惩罚制度，予以警告。管理人员意识的提高，有利于进行统一的严格管理，分级负责，不同岗位具体划分工作职责，实现精细化管理，从而提高高校资产信息化管理的能力。同时，要优化高校的组织结构，从实际情况出发，结合学校长期发展规划，有针对性的逐步进行调整和整合，最终形成柔性的组织结构，能够使员工与职位、组织之间进行动态匹配，减少复杂结构下部门之间的信息封闭和隔离，提升高校应对内外部变化的灵敏度。在日常工作中，依照相关法律规范，积极建立起信息化建设管理及运行机制，制定完善相关的管理制度，有效提升管理工作效率及质量。

2．建立合理有效的资产管理信息化功能模块

在高校资产管理应用过程中，可以根据实际情况，建立不同的功能模块，将房屋土地的管理、仪器设备的管理、无形资产的管理、网络系统的维护等方面分开，由专门的技术人员统一进行专业管理。这种方式增加了资产管理的准确性和专业性，更加细化的管理模块有利于进行精细化管理，比如仪器设备的管理上，还可以分为通用设备管理、专用设备管理等；房屋土地的管理还可以具体分为教学楼的管理、图书馆的管理、学生宿舍及教职工宿舍的管理、行政楼的管理等。功能模块的建立要根据高校的具体情况划分，通过这种管理方式，极大的减小了资产管理的复杂性，也将更加方便相关人员的管理工作。另外，在资产采购方面也可以按照这种细化的方式进行管理，包括申请采购、采购实施、资产验收、合同管理等，资产的采购和管理协调进行，有利于资产数据的一致性。信息化技术的应用能够促进整个资产管理工作的流程变革，互联网技术的应用实现了多台计算机之间的有效连通，资产数据库信息中心的建立，能够帮助相关部门实行数据共享。并且能够实现资产管理部门和各使用部门之间的联动管理，对资产进行实时的动态监控，提高资产的利用效率，能有效避免资产的闲置和浪费。（如图2）

身份认证 读取信息

                           接受信息发布

图2  资产管理部门、使用部门、财务部门联动管理逻辑结构

3．加强内部控制，完善绩效评价体系，完善风险管理机制

应在全面推进信息化和外部监督环境的前提下，充分完善单位的内部控制，以此为基础，将单位资产管理流程化，并与单位其他业务充分整合，形成一个集成的、实时的、全面的管理信息系统，并辅以服务对象的反馈机制和单位内部的事务公开机制，在此过程中贯穿绩效评价与风险管理。具体措施：

其一，全面推进信息化。全面推进高校的信息化，不仅能够充分促进高校内部信息的沟通，还能够把资产的实物管理、资产使用、价值管理、预算管理等集成到一起，充分防止了资产流转过程中因为信息不对称而出现的管理上的缝隙。信息化使资产管理变的实时而全面， 能够共享各项有关于资产的数据，在信息化的过程当中，不能光注重形式，而要真正进行规划，确定单位在信息方面的需求，还要注重安全性要求。

其二，实现资产管理流程化。资产管理流程化对于一些业务较复杂、规模较庞大的高校非常有用，业务简单的单位也可以借鉴流程化的管理思想，流程化就是将资产管理流转的环节进行过程上的梳理，依照相关的制度，把各个环节和每个环节的具体程序进行规范化、日常化。有条件的高校应将单位的一般业务也进行流程化的梳理，通过信息系统将资产管理流程和单位其他业务的流程集成到一起，在各个部门的信息系统当中进行共享，可以有效地防止资产管理特殊化，不依制度行事，能够充分完善高校的资产管理。

其三，完善绩效评价体系。绩效评价是高校资产管理模式中非常重要的一环，具体应该从哪些方面进行评价、度量指标是什么、应当如何评价以及与个人升迁、薪酬之间的关系，都应进行科学考证。只有个人的绩效评价与单位的资产管理相关联，资产管理才能够关系到每个职工的自身利益，才能提高他们参与高校资产管理的积极性，防止出现“说起来人人有份，做起来无人去管”的局面。

其四，完善风险管理机制。为了完善高校的内部控制，更好地推行高校资产管理模式的实施，高校必须进行全面的风险管理，更要把资产管理与风险管理结合起来。风险管理不仅包括风险的评估，更包括识别、预警等内容，内容较为专业，一般财务或管理人员可能没有能力建立该机制，可以邀请一些有经验的教授或者财务会计资深人士，结合本单位  实际情况，建立一个较为可行的风险管理机制，将单位资产管理的风险控制在一定范围之内，以此提高高校的资产管理水平。

近年来，随着国家及我省资产管理政策、文件的出台，为新建本科院校资产管理工作指明了方向，提供了制度保证。新建本科院校通过完善资产管理体制、健全资产管理机构、加强资产管理队伍建设、加强内部控制制度建设等方式，使其资产管理水平得到显著提升。然而，作为资产管理工作的重要手段，新建本科院校资产管理信息化水平仍不高，资产管理系统与学校其他管理系统（如人事、教务、科研、学工）的关联性还不强，数据融合程度不高；各高校自用的资产管理系统版本不尽相同，与省财政厅“行政事业单位资产管理系统”难以有效对接；系统本身功能还不尽完善，与日常管理工作有些脱节等等，这些都是需要进一步研究和改进的方面。

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