基于“智慧校园”的高职院校“无等候”报账模式研究

汪红霞 湖南铁路科技职业技术学院

【摘要】“报账难，保障慢”是高职院校财务报账工作亟待解决的问题，本文先阐述高职院校财务报账的现状，紧接着从报账主体，中间流程和财务部门三方面深入剖析对财务报账工作效率产生影响的制约因素，然后针对制约因素和环节提出解决方案：报账主体层面建立和执行报账员制度；财务部门的管理实行做账会计“对口”服务业务单位，并采取以投递式报账为主的多种报账方式；报销审批流程充分利用高职院校“智慧校园”建设所搭建的网络信息平台，使审批过程突破时间和空间的限制，实现“网上”审批和“移动”审批。三管齐下，促使整个财务报账过程流畅贯通，高效运转，没有障碍，实现“无等候”报账。

【关键词】高职院校 智慧校园 报账模式

一、前言：

2010年，浙江大学在信息化“十二五”规划中提出了“智慧校园”蓝图。年6月，国家标准《智慧校园总体框架》发布。伴随“先行”高校“智慧校园”建设成果捷报频传，高职院校紧随其后，购建“智慧校园”建设必需的硬件设施设备的同时，着手搭建适用于自身的校园网络信息平台。对各高职院校财务部门来说，充分利用网络平台，根据内部控制制度所规范的经济业务流程和财务审批程序，设立完善的报账系统，正是着手解决“报账难”问题，逐步实现“无等候”报账的良好契机。本文分析高职院校当前所面临的资金来源多样，经济业务复杂，报账主体庞大等现实问题，探索在“智慧校园”建设过程当中建立“无等候”报账模式。

二、正文

国家政策对职业教育的政策倾斜和资金投入不断增加，特别是2014年财政局、教育部出台文件明确规定：到2017年，各地高职院校每年生均财政拨款水平不低于1.2万元。各级重点建设项目和科研课题的专项资金拨款的数量和额度不断攀升。高职院校社会服务职能的进一步发挥不断促进职业教育与更多社会机构建立广泛连接：校企合作联合办学，承办行业技能竞赛，承接区域文体活动、参与社会扶贫项目等。高职院校资金进出总量巨大，业务范围宽泛，财务人员工作任务重压力大。报账主体对财务部门报账工作的满意度不高，觉得财务报账票据要求高，附件多，签字程序繁琐、报账等待时间长。

1.报账难的原因：

1.1从高职院校财务部门业务层面分析，财务部门收支和往来业务范围广、工作量大、原始凭证规范性要求高、内部控制制度所要求的签字审批流程相对完备。

1.1.1资金收付总额大。国家政策对职业教育的政策倾斜和资金投入不断增加，特别是2014年财政局、教育部出台文件明确规定：到2017年，各地高职院校每年生均财政拨款水平不低于1.2万元。各级重点建设项目和科研课题的专项资金拨款的数量和额度不断攀升。资金来源渠道多元化，财政拨款、上级部门拨款、其他部门拨款，项目经费，科研经费，学费收缴和退费、赛事，学生外出顶岗实习、代收代付业务增加。

1.1.2收支和往来业务范围广。高职院校社会服务职能的进一步发挥不断促进职业教育与更多社会机构建立广泛连接，由此带来大量的经济业务往来：国际交流与合作，蓬勃发展的成人教育、行业从业人员继续教育和面向社会的职业培训产生的收入和费用，校企合作联合办学，承办行业、集团技能比武和竞赛，承接区域文化体育活动、参与社会扶贫项目等。这些支出都要经过财务报销程序，牵涉的经济业务范围广，形式多样，给会计做账带来了新的挑战。

1.1.3原始凭证规范性要求高。高职院校报账主体送交财务部门报账的票据必须符合国家税务和财政部门的票据管理相关规定，比如发票取得必须合法合规，抬头必须是单位全称，税号必须完整准确，商品名称、金额、单位盖章等重要信息若有缺失，只能按规定退回。在附件要求方面，经济事项主管部门的委托、授权证明、发放奖励或补助的执行依据、以及需要进行辅助性说明的经济业务如业务招待费的“一函三单”，大宗不同类办公用品所附的税控清单，购买商品、资产的验收单，差旅费报销凭证，车辆修理费清单等，若有缺失，报账人员必须补充完整。社会经济领域的新事物也会给会计原始凭证的规范性要求带来新的挑战，比如手机银行、移动支付、电子发票的出现和普及要求财务人员对原始凭证的规范性提出新要求。这些规范性的细节会使报账工作表现得更加繁琐。

1.1.4经济业务审批流程相对完备。按照财政部门的文件要求，高职院校都建立了完整的内部控制制度，每一项经济业务都有负责人或归口管理部门、必要的监督环节等。事前审批、事后验收都有规定的程序，比如注重教师专业素质提升的高职院校每年都有大额的外出培训资金预算，培训前需要申请外出培训的审批流程，培训完成费用报销需要培训费等差旅费报销审批流程。如果程序不完整，财务人员必须把单据退回给经手人。在传统的找领导签字的审批模式下，送交财务地原始凭证审批流程不完整，退给经手人补流程的情况经常发生

原始凭证规范性要求高和审批流程严密的情况下，经济业务发生后，要想顺利快捷地完成财务报账，报账主体就必须了解经济业务的各个环节，掌握原始凭证和附件的取得、粘贴和附件具体要求，熟悉内部控制制度相关的审批流程。但是高职院校的报账主体也有自己的特点。

1.2高职院校的组织架构由教学院（系）、教辅机构、行管部门，后勤保障等二级单位构成，报账主体人数多，业务类型多样。

1.2.1刚刚经历过规模扩招的高职院校教职工和学生人数都比较庞大，每一名教职工和在校学生都有可能参与学院的经济业务，成为报账主体。教职工申请购置教学、实习实训设备和材料，外出培训、参加会议产生的差旅费，主持或参与教学、科研项目产生的费用，组织或参与社会培训、各种比赛发生的费用等，都需要经手财务报账，成为报账主体。学生组织社团活动，参与学院内外的专业或技能比赛，外出顶岗实习等，也有可能成为报账主体。报账主体人数庞大是高职院校财务报账的特点之一。

1.2.2高职院校报账主体对经手的经济事项不熟悉是另一个突出的特点。除了某些职能部门和业务主管部门的专职岗位人员，广大教职工经手的财务报账多数是“一次性”的，比如职工申请购买某项办公设备，教学部门专业教师轮流出席专业学术年会，外出参加专业提升培训，下企业锻炼，报销某科研课题的经费等，这些事项具有偶然性，但是要想顺利报账，必须花费大量的时间和精力去学习所经手的经济业务的原始凭证规范性和流程完整性的要求。

1.2.3作为高职院校报账主体的高校教师主要从事专业教学工作，在完成教学和科研任务的空档抽时间办理财务报账，必然希望报账手续越简单越好，越快捷越好，最好立等可取。这种心态遇到繁琐的原始凭证规范性要求和审批流程，心理落差就出现了。很多高校教师有机会主持专项拨款和基金支持的教研教改项目和科研课题，把这些专项资金当做“自己的钱”，“自己的钱”在使用过程中受到各种限制，被反复退单要求更换票据，补充附件资料，或者完善审批程序，经手人甚至以为财务人员是在故意为难，容易产生不满情绪。

1.3高职院校财务部门面临财务报账制度方面的高要求和报账主体的不理解的现实情况，自身也存在问题。财务工作是政策性和专业性很强的技术工作，学院领导对财务工作的重视程度，财务部门负责人的专业素养水平，以及财务人员的岗位设置和团队协作，都对财务报账工作效率产生影响。

1.3.1由于高职院校中层管理干部实行轮岗制，财务部门负责人不一定具备财务管理专业知识和专业素养。财务部门负责人主持学院的财务管理工作，参与学校重大经济事项决策和重要项目可行性论证；担负着对外沟通学院财务信息，对内带领财务人员准确把握政策方向，制定和执行财务制度的，把握学院预、决算等重要职责。财务部门负责人的财务管理专业素养直接影响到岗位职能的发挥。

1.3.2财务人员岗位设置不合理，高职院校财务部门传统的分工方式是按工作内容划分，设置预算会计、收入会计、薪酬会计、资产会计、核算会计等岗位，这样的岗位设置对工作任务和工作量的划分不平均，核算会计工作任务重，特别是学期末、年终集中报账的时候，工作积压严重，但其他会计人员可能从未接触过或者已经很久没有经手报账工作，没有能力施以援手。核算会计疲于应付积压的工作，带来焦躁情绪，导致报账时间延长，工作质量也难以保证。

2.针对导致高职院校“报账难”这一现状的各个因素，培养一支业务精湛的报账员队伍，建立和完善高职院校内部控制制度，借助“智慧校园”建立的网络信息平台，线上线下走流程，“投递式”的报账方式，结合合理的财务分工，环环相扣集中解决“报账难”问题，实现财务报账“无等候”。 

2.1建立和完善内部控制制度，依托“智慧校园”网络平台实现面签、“网上审批”和“移动审批”相结合的报账审批模式。

2.1.1根据内部控制制度制作流程简明，容易理解和便于操作的《财务报账工作手册》。利用“智慧校园”网络平台建立报账系统，设定项目立项审批、经济合同审批、差旅事项事前审批、报销流程等规定程序，实现“网上”审批和“移动”审批，并在全校范围推广使用。经手人在线发出申请，同时把原始凭证拍照上传，系统按流程传送给审批人员.内部控制授权审批人员对事项的了解和审批不再受时间和空间的限制，极大地缩短报账经手人三番五次楼上楼下“找领导走程序”所耗费的时间。

2.1.2传统面签审批和网络远程审批相结合，满足不同偏好、不同年龄层和不同业务的需求。对于热衷当面沟通的经手人，年龄较大认为网络程序麻烦的经手人，或者是经济业务或者事项附件繁多，拍照上传麻烦，或者是金额大，事项复杂牵涉面广需要作解释说明的经济业务或事项，可以采取传统的报送审批流程。以方便、适用、快捷为主。

2.2建立一支报账员队伍，加强宣传夯实财务工作的“群众基础”。

2.2.1培养一支报账员队伍。基于高职院校的组织架构的特殊性，由各教学、辅助、行政和后勤部门根据财务报账工作量的大小选派适量的在职职工作为报账员，财务部门对报账员进行财务报账业务集中培训。结合“智慧校园”搭建的信息化平台，指导报账员熟练运用办公软件进行保障审批、项目申报、合同审批等报账相关流程。并且建立报账员队伍交流群组，及时沟通和交流。

2.2.2加强财务工作在高职院校内部的宣传力度，加强财务部门与学院师生的沟通与交流，定期举办面向全院职工的财务知识讲座，让广大报账主体及时了解国家政策对经济事项的新要求；在全院范围内印发《财务报账工作手册》。在“智慧校园”信息平台发布和推送学院工作相关的经济业务规范文件、财经政策，以及更新或修订的财务制度等，增强广大教职工和学生的经济业务和财务报账的规范管理意识。

2.3高职院校在加强财务管理宣传和报账员队伍建设的同时，提高财务人员专业素养，设置岗位科学合理是实现“无等候”报账的必要条件。

2.3.1财务部门负责人需要具备财务管理专业素养，其他财务人员要不断学习提高业务能力和政策执行力度。财务工作环环相扣，需要财务人员上下一心，协同一致才能提高工作效率。随着高职院校社会服务职能地长足发展，财务人员要紧跟步伐“走出去”。正值《新政府会计制度》在高职院校推行，核算原则由《高等学校会计制度》实行的收付实现制向权责发生制转变，高职院校财务人员要主动学习和尽快掌握新会计制度，保证财务报账工作效率。

2.3.2高职院校要不断提升财务管理水平，科学设置岗位，明确岗位职责，细化分工，制定切实可行的考核办法并落到实处。“高校财务管理的基础工作是财务报账”〔1〕，在保证不相容岗位相分离的前提下，学校所有财务报账的工作任务可以按二级单位划分成块，权衡工作量后分配给每一个做账会计。高职院校各教学院（系）、教辅机构，职能处（室）和后勤部门都有了自己的会计，增强了财务报账时的“归属感”。报账员在使用“智慧校园”网络平台财务报账审批结束后，可以设定抄送给自己的会计。每一名做账会计都可以面向自己的对口部门接受咨询，更有对性地辅导“自己的”报账员，有利于提高做账会计的责任心和经济业务参与度，从而提高核算效率。 

2.4以投递式报账为主，预约报账等多种方式并行。

2.4.1高职院校财务报账有期初、期末报账集中的特点，为了避免报账窗口出现排长队的现象，可以采用“投递式报账”的方式。这种报账方式的具体做法是报账员把附件资料齐全、审批程序到位的原始凭证投递给相应的做账会计，会计接收后报账员即可离开，不用排队等待，原始凭证递交财务部门后报账员的工作已经完成。做账会计按照票据接收的顺序制单，会计凭证经审核后由出纳通过网银转账支付给相应的收款单位即可。“投递式”报账方式的特点是最大限度地缩短原始凭证停留在报账员手里的时间，让报账员尽快完成财务报账事项。

2.4.2有一些不适用“投递式”式报账的报账业务，如支出金额较大、附件较多、支出科目复杂的一次性核算项目报账可以采取预约报账方式，报账员可与做账会计约定时间专门处理此类报账。另外，多人出差、团队外出培训等财务报账涉及到每人的餐补和市内交通补助金额分配的，报账员可在报账室等做账会计核定补助金额后再离开，或者是在递送原始凭证后，会计核算好补助金额再告知报账员。报账员和做账会计可以根据实际情况灵活运用多种报账方式，已达到缩短报账等待时间，提高核算效率的目的。

2.5高职院校要实现“无等候”报账，还必须积极应对财务工作中出现的新事物，比如电子发票的真实性和重复打印报销的问题、移动支付的付款凭据的规范性问题等。现阶段电子发票的使用可以采用电子发票取得时统一由商家发送到财务处指定的邮箱，由财务处统一打印、标识并登记。根据《公务卡制度》相关规定，职工垫付资金原则上要求使用公务卡结算，或者网上银行转账支付，把pos票和交易详情打印出来作为支付凭据，基于支付凭据的可靠和资金安全考虑，不推荐使用支付宝，微信等移动支付方式。

三、结语

高职院校“报账难、保障慢”一直是困扰财务管理者和教职工的难题，财务人员不断探索和寻求解决这一问题的办法和对策。建立和完善内部控制制度，合理设置财务岗位，培养一批报账员队伍，采取多样化的报账方式等。在建立“无等候”保障模式的过程中，财务部门依托“智慧校园”搭建的网络平台，及时发布和推送国家财经政策和本院校适用的财务管理制度和规范性文件，创建财务工作群组指导和辅助报账员通过网络和移动终端申请报账审批等流程，有效减少了报账员着手经办的环节，缩短了审批时间，多样化的报账方式灵活运用，可以实现财务报账的完整流程无障碍和零等待。

参考文献:

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〔5〕张莎,程红.浅议高校财务无等候报账存在的问题〔J〕.知识经济,2018(13)136-137.