人民银行国库会计档案电子化管理问题研究

中国人民银行兰州中心支行  张瑛飞

引言

依托互联网科技和信息通讯技术的飞速发展，人民银行国库会计业务先后上线了国库会计数据集中系统(TCBS)、国库信息处理系统（TIPS）和国库管理信息系统（TMIS），基本实现了国库会计业务处理的电子化和信息化，为国库信息化建设奠定了坚实的基础。然而，现阶段人民银行国库会计档案管理仍采用传统的人工处理方式，即主要采取纸质资料的形式保存和管理国库会计档案，较为落后的档案管理方式不但耗费了大量的人力、物力和财力，还不利于充分利用国库会计档案中蕴含的有价值的数据信息，阻碍了国库信息化建设的步伐。加快推进国库会计档案电子化管理不但可以借助大数据和云计算的信息处理平台提高档案数据的使用价值，还能减少资源的浪费，节约办公成本，对于提高人民银行履职效益具有重要的意义。

一、现行国库会计档案管理存在的缺陷

按照现行《国库会计档案管理规定》，国库会计档案的归档范围包括会计凭证、会计账薄、报表和其他会计资料。国库会计档案可采用纸、磁(光)盘等介质保存。目前，我国国库会计档案仍以纸质形式归档和保管，基本按照“人工分散处理+纸质库房保管+人工查询”的传统模式进行管理。现行国库会计档案管理中主要存在以下问题：

    （一）档案生成成本高昂，资源浪费严重

现阶段，人民银行国库会计档案仍采用传统的纸质形式进行保存和管理，而国库会计部门每天要发生数笔业务，每笔业务都要生成相应的会计档案资料，这必然伴随着大量纸张、打印机、复印机设备的损耗；此外，会计档案的生成要经过记账、复核、打印、签章、审核 、签订、入账等多个流程，档案的装订和入库也需要耗费大量的时间和精力，纸质档案的生成、保存和管理造成资源的严重浪费，也降低了国库会计部门工作人员的效率。

（二）管理成本较高，数据完整性和安全性存在隐患

由于国库会计档案的重要性和特殊性，国库会计部门需要设立专门的档案室或保密室、购置专门的设备用于数据资料的保存和管理。随着国库会计业务量的增长，入库档案数量也呈几何级数增长，会计档案数量的增加需要占用更多的空间，投入更多的时间和精力进行管理和维护。此外，大多数国库会计档案的保管期限较长，纸质档案随着时间的推移易发生质变，出现字迹模糊、数据难以辨认的情况，在不断翻阅和查找数据的过程中也易出现凭证破损、残缺等问题，档案资料出现破损和残缺若未被及时发现，将造成数据的泄露或缺失。

（三）纸质档案不具备数据检索功能，数据利用价值较低

纸质档案装订成册并入库后，须交由专门的档案管理人员进行管理和维护。纸质档案不具备数据的查找和检索功能，在对档案数据进行查询或调阅时，需档案管理人员和调阅人员共同完成，无形中加大了工作量，降低了工作效率。同时，国库会计档案作为人民银行国库会计工作中形成的重要资料，蕴含着重要的价值信息，而分散记载于各记账凭证、会计账簿等档案中的数据难以形成有机统一的整体，人工检索很难发现数据之间的内在关联性，档案数据的利用价值较低。

二、国库会计档案电子化管理的优势

（一）节约资源、降低成本

    第一，国库会计档案电子化的实现可节约大量的纸张、墨粉，降低对打印机、复印机等设备的损耗，减少对自然资源的浪费；第二，电子化档案可存储在磁（光）盘、硬盘等介质中，具有存储密度大、管理方便简易的优点，大大减少了对空间资源的占用；第三，国库会计档案实现电子化管理以后，无需再进行打印复印、复核签章、装订成册、整理归档、入库保管等繁琐的操作程序，电子化档案的管理也更为简便，在很大程度上减少了对人力资源的浪费。

（二）数据共享、科学管理

第一，依托互联网通讯技术的飞速发展，电子档案数据资料可在部门间快速传输，实现数据共享，便捷了部门间的信息交流，避免了以往纸质档案传输受时间、地域的限制；第二，借助大数据、云计算等信息处理平台，利用大数据集成系统和统计分析工具，发掘蕴藏在档案资料中的有价值的数据信息，帮助国库会计部门做出科学有效的管理决策；第三，档案电子化管理能够有效提高财务的检查和监督职能，为财务管理者提供全方位、多层次的准确信息，提高财务检查与监督的时效性，加强国库会计部门的科学统筹管理。

三、国库会计档案电子化管理面临的风险

（一）规章制度风险

目前，人民银行国库会计部门推行档案电子化管理仍属于探索阶段，尚未制定档案电子化管理的制度规范和执行标准。在电子档案的生成、数据资料的查阅、档案管理和维护等操作程序方面没有统一的执行标准会造成档案管理的混乱，易出现各部门系统接口衔接困难及数据泄露、盗取、篡改等问题。而档案电子化管理属于新型的档案管理模式，其发展历程较短，缺乏成熟的经验和方法可供借鉴，因此制订一套科学有效的电子档案管理制度和规范体系存在一定难度。

（二）数据安全风险

第一，电子档案需要存储在磁（光）盘、硬盘等磁质存储介质中，而磁质介质的保管方式不当或所处磁场环境发生变化时极易造成损坏，导致电子档案的数据缺失；第二，电子档案的存储还需安全稳定的外部网络环境，当网络设备升级改造或出现系统漏洞未及时修复时，极易给网络黑客盗取重要的数据资料以可乘之机，给数据的安全性造成较大的威胁；第三，电子档案的加密系统出现故障时，外部人员可入侵数据库，对档案数据资料进行拷贝、修改，而电子化数据资料的复制或篡改不易被发现，从而造成数据资料的泄露或丢失。 

（三）人员管理风险

    现阶段人民银行国库会计部门仍采用传统的档案管理方式，即以纸质形式进行档案的保存和管理，而电子档案的储存、传输、备份以及计算机软件系统的维护升级等操作对档案管理人员提出了更高的技术性要求。现阶段，档案管理人员存在知识储备不足、管理经验落后以及技术水平较低的问题，管理人员的操作失误或者工作疏忽都会造成数据资料的丢失、泄露或者篡改，给国库会计部门带来巨大损失。因此，需要配备专业的技术人员进行档案系统的管理和维护工作。

四、国库会计档案电子化管理的具体对策

（一）制定档案管理执行标准，建立健全电子档案管理制度

建立完善的档案电子化管理制度是确保电子档案正常运行的基础，也是国库信息化建设的重要组成部分。关于电子档案的生成、档案存储介质和存储环境、部门间的资料传输和数据共享、数据资料的保密、系统的维护升级等诸多方面均需制定统一的电子档案规范化管理操作流程，完善相应的规章制度体系，从而将各系统、各部门有机衔接起来，切实提升电子档案管理的统一性和规范性。

（二）建立有效的风险防范体系，确保电子档案数据安全可靠

电子档案的管理应遵循前端控制原则，在档案生成之前须建立有效的风险防范体系，防患于未然，确保电子档案数据安全可靠。首先要建立严格的操作权限制度，防止无关人员随意进入系统盗取和篡改数据；同时要完善电子档案的数据备份制度，重要的数据资料要定期、及时进行备份，防止存储介质损坏或外部环境发生变化导致数据资料丢失；最后要注重系统的维护和升级，加强信息安全保护技术，提高系统对外部环境的防御能力，防止网络黑客对数据系统的入侵。

（三）加强人才队伍管理建设，提高档案管理人员综合素质

国库会计档案实行电子化管理以后，其最大的特点之一便是数据的高度集中化和电子化，这对数据的管理和保密工作提出了更高的要求，档案管理人员操作失误或管理不当都会造成数据的损毁、缺失甚至泄露，给相关部门带来巨大损失。因此，国库会计部门应加强人才队伍建设和档案管理人员再教育，努力培养和引进一批熟练掌握信息技术、档案智能化管理和安全保密技术的复合型人才，力争档案电子化管理过程实现制度化和规范化，稳步推进国库信息化建设。

参考文献

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